엑셀 공고문 서식, 인쇄하면 어색한 이유

2026-09-01

화면에서는 멀쩡한데 인쇄하면 공고문이 아니라 그냥 엑셀 표처럼 보이는 경우입니다. 내용은 다 들어가 있는데 문서 느낌이 안 납니다. 대부분 문장이 아니라 여백, 행 높이, 정렬 세 가지에서 갈립니다.

먼저 안 되는 것을 말씀드립니다. 엑셀은 문서 편집기가 아니라 셀 격자에 맞춰 인쇄하는 프로그램입니다. 문단이라는 개념이 없어서 페이지 넘어갈 때 문장이 끊기는 것을 엑셀이 알아서 막아주지 않습니다. 서식만 놓고 보면 한글이나 워드가 편합니다. 엑셀을 쓸 이유는 차량 목록 같은 표가 붙거나, 명단에서 한 건씩 뽑아 여러 장을 찍어야 할 때뿐입니다. 그 경우가 아니라면 아래 설정을 다 넣어도 품이 더 듭니다.

페이지 설정

페이지 레이아웃, 여백, 사용자 지정 여백에서 위 25mm, 아래 20mm, 좌우 20mm, 머리글 12mm를 넣으세요. 공고문이 어색한 이유 1순위가 좌우 여백이 좁아 글자가 종이 끝까지 붙는 것입니다. 같은 창 아래 페이지 가운데 맞춤에서 가로만 체크하고 세로는 비워두세요. 세로까지 체크하면 내용이 적을 때 문서가 종이 한가운데 떠서 오히려 어색해집니다.

열 폭과 글자

A열 폭을 2로 줄여 왼쪽 여백용으로 비워두고 본문은 B열부터 시작합니다. 글꼴은 맑은 고딕보다 함초롬바탕이나 바탕체가 관공서 문서에 가깝습니다. 제목 20pt 굵게, 본문 12pt, 행 높이는 22로 직접 고정하세요. 엑셀에는 줄간격 설정이 없어서 행 높이가 그 역할을 합니다.

구성 순서는 문서번호 한 줄(예: 차량관리 제2026-00호), 제목, 근거 조항 한 줄, 본문, 표, 날짜, 발신명의입니다. 발신명의는 본문보다 16pt 크게, 가운데 정렬하고 위아래로 빈 행을 2줄씩 두세요. 이 빈 줄이 없으면 공고문이 아니라 안내문처럼 보입니다.

날짜는 수식으로

손으로 치면 2026-09-01 형태로 나와 서식이 안 맞습니다.

=TEXT(TODAY(),"yyyy년 m월 d일")

계고기간 만료일도 같이 뽑으시려면 이렇게 씁니다.

=TEXT(TODAY()+14,"yyyy년 m월 d일")

요일까지 넣으려면 서식 문자열에 aaa를 붙입니다.

=TEXT(TODAY()+14,"yyyy년 m월 d일(aaa)")

여기서 확인하실 것이 하나 있습니다. 근거 조항의 14일이 달력일인지 영업일인지에 따라 계산이 달라집니다. 영업일 기준이면 토요일과 일요일을 빼는 WORKDAY를 써야 합니다.

=TEXT(WORKDAY(TODAY(),10),"yyyy년 m월 d일")

공휴일까지 빼려면 별도 시트에 공휴일 날짜를 세로로 적어두고 세 번째 인수로 넘깁니다.

=TEXT(WORKDAY(TODAY(),10,공휴일!$A$2:$A$30),"yyyy년 m월 d일")

실무에서 걸리는 함정

첫째, 병합한 셀에 텍스트 줄바꿈을 걸면 행 높이 자동 맞춤이 작동하지 않습니다. 화면에서는 글자가 다 보이는데 인쇄하면 아래쪽 줄이 통째로 잘립니다. 병합 셀은 행 높이를 직접 늘린 뒤 반드시 인쇄 미리보기로 확인하세요.

둘째, 한 페이지에 시트 맞추기를 쓰면 배율이 70퍼센트 아래로 떨어지면서 20pt 제목이 14pt처럼 나옵니다. 배율은 100퍼센트로 두고 열 폭을 줄여서 맞추는 쪽이 맞습니다.

셋째, TODAY 함수는 파일을 열 때마다 다시 계산됩니다. 오늘 게시한 공고문을 다음 주에 다시 열면 게시일이 그날 날짜로 바뀌어 있습니다. 인쇄가 끝나면 해당 셀을 복사한 뒤 선택하여 붙여넣기에서 값으로 덮거나, 처음부터 Ctrl과 세미콜론을 눌러 그날 날짜를 값으로 박아두세요. 보관본은 PDF로 따로 저장하는 편이 안전합니다.

넷째, 인쇄 영역을 지정하지 않으면 예전에 뭔가 입력했다 지운 빈 셀까지 범위로 잡혀 2페이지째에 백지가 나옵니다. 본문 범위를 선택하고 페이지 레이아웃에서 인쇄 영역 설정을 눌러두세요.

다섯째, 화면의 회색 눈금선은 인쇄되지 않습니다. 차량 정보 표에는 테두리를 직접 그리고, 바깥은 굵은 실선, 안쪽은 가는 실선으로 나누면 훨씬 문서다워집니다.

여섯째, 함초롬바탕은 한글 프로그램과 함께 설치되는 글꼴이라 없는 PC에서 열면 다른 글꼴로 대체되면서 줄이 밀립니다. 다른 담당자에게 넘길 때는 xlsx와 PDF를 같이 보내세요.

여러 대를 찍어야 할 때

차량이 여러 대면 공고문을 대수만큼 복사하지 마시고, 명단 시트를 따로 두고 본문에서 끌어오는 방식이 낫습니다. 아무 빈 셀 하나를 번호 입력칸으로 정하고(예: B1), 본문 셀에 이렇게 넣습니다.

=INDEX(명단!$B:$B,$B$1)

B1에 2를 넣으면 명단 두 번째 줄 차량번호가, 3을 넣으면 세 번째 줄이 들어옵니다. 숫자만 바꿔가며 인쇄하면 되고, 서식은 한 번만 잡으면 됩니다. 명단 시트 첫 줄이 머리글이면 실제 데이터는 2행부터라는 점만 주의하세요.

마지막으로 인쇄 전 확인 순서입니다. 인쇄 미리보기에서 페이지 수가 1인지, 제목이 20pt로 보이는지, 병합 셀 마지막 줄이 잘리지 않았는지, 날짜가 원하는 형식인지 네 가지를 보시면 대부분 걸러집니다.